पिछले सेमेस्टर एक छात्र ने टीचर को सिर्फ इतना लिखा: विषय खाली, शरीर में “Sir please reply”, अटैचमेंट का नाम Document.pdf। काम समझ में नहीं आया, इसलिए जवाब भी नहीं आया। ईमेल साहित्य नहीं है। तीन बातें दिखनी चाहिए — तुम कौन, क्या चाहिए, सामने वाले को क्या करना है।
मैं मोबाइल पर इतना ही लिखने को कहता हूं
विषय में काम और संदर्भ। मिसाल: Request for internship letter — Riya Mehta, B.Com III। सिर्फ Urgent लिखना विषय नहीं है। नाम पता हो तो नाम से बोलो। न पता हो तो टीम का नाम। Respected Sir/Madam चलता है, दस विशेषण नहीं।
पहली पंक्ति में कोर्स और कॉलेज। फिर एक छोटा पैराग्राफ — तारीख, फाइल, लिंक अगर है। अंत में पूरा नाम, फोन। हस्ताक्षर में इंस्टाग्राम की कतार की जरूरत नहीं। टीचर सौ मेल देखते हैं। जो पहले दो वाक्य में काम बता दे, वही खुलता है।
जो मेल मैंने सुधारे
देर से असाइनमेंट: विषय में असाइनमेंट नंबर और रोल। शरीर में एक वाक्य कारण, एक वाक्य नई तारीख, माफी। बुखार की दस लाइन की कहानी मत लिखना अगर सच में बस एक दिन की देरी है — लोग पकड़ लेते हैं।
इंटर्नशिप: विषय में पद और शहर। दो वाक्य जो तुम कर सकते हो, एक वाक्य कब फ्री हो, रिज्यूमे PDF। “Marks के लिए internship चाहिए” से कमजोर शुरुआत होती है। ऑफिस को दस्तावेज़ भेजते समय फाइल का नाम इंसान पढ़ सके: RiyaMehta_Bonafide_Aug2026.pdf। क्लर्क के पास वक्त नहीं है अनुमान लगाने का।
हिंदी दफ्तर हो तो विषय हिंदी में भी साफ हो सकता है — प्रवेश रसीद की प्रति — अनुज शर्मा, बीए प्रथम। गाली-मजाक वाली लाइन न मिलाओ।
फाइल और CC वाली गलती
PDF ज्यादातर जगह चल जाता है। Word तभी जब उन्होंने मांगा हो। गैलरी की दस MB फोटो सीधी मत फेंको; फोन पर PDF वाला पेज देख लेना। खुद .exe मत भेजना, और अजनबी “invoice” मत खोलना।
CC सूचना के लिए है, काम देने के लिए नहीं। पूरी कक्षा के पते सबके सामने CC करना अक्सर बेवकूफी है। Reply-all दबाने से पहले पूछो: क्या सबको मेरी एक पंक्ति चाहिए?
चुप हैं तो क्या करूं
कॉलेज में दो कामकाजी दिन, कंपनी में करीब पांच — छुट्टी हटाकर। दूसरा मेल पुराने धागे पर लिखो, विषय मत बदलो। एक वाक्य: कब लिखा था, अभी क्या बाकी है। रोज दस मेल गुस्से में मत भेजना। तीसरी बार विभाग के कमरे या फोन से बात करो। लाल रंग, इमोजी की बौछार, रात भर “ASAP” — इनसे जवाब कम आता है, चिढ़ ज्यादा।
अंग्रेजी कमजोर हो तो छोटे वाक्य। दोस्त से एक बार पढ़वा लो। मशीन से पूरा पत्र बनवाकर बिना पढ़े भेजना खतरनाक है; शब्द तुम्हारे होने चाहिए। टीचर ने ग्रुप में व्हाट्सऐप कहा हो तो वही चलो, बाकी आधिकारिक काम मेल पर रखना बेहतर रहता है।